Das Integrierte Managementsystem der QG ESO
Die Qualitätsgemeinschaft Euro-Schulen-Organisation ESO hat seit 1995 ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 eingeführt und 1996 von CERTQUA zertifizieren lassen. 1999, 2002 und 2005 wurde das System erfolgreich rezertifiziert.
Nach den guten Erfahrungen mit einem einheitlichen Managementsystem hat ESO im Jahr 2001 das bestehende System um die Anforderungen des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 erweitert.
Damit sind die Vorgaben für die Qualität der Leistungen und die umweltfreundliche Orientierung der Mitglieder der ESO definierte Bestandteile eines Managementsystems, das sich insgesamt an den Kriterien von Business-Exellence ausrichtet.
"Quality exists, when the price is long forgotten" (Henry Royce)
Download des Qualitätsmanagement-Prospektes der Euro-Schulen-Organisation
Inhaltsverzeichnis
- Warum ISO für ESO?
- Was heißt DIN, EN, ISO,...?
- Wie setzt die ESO das Qualitätsmanagementsystem um?
- Wie setzt die ESO das Umweltmanagementsystem um?
- Wie verläuft der Prozess des Integrierten Managementsystems?
- Welche Vorteile bietet ein Integriertes Managementsystem?
- Wer sind die Zertifizierer?
Warum ISO für ESO?
Für unsere Volkswirtschaft ist es unverzichtbar, dass kompetent und effizient arbeitende Bildungseinrichtungen Menschen für deren eigene erfolgreiche Zukunft und die positive Entwicklung Deutschlands und Europas qualifizieren.
Zweck der ESO ist die Gewährleistung einer professionellen, der Zeit vorausgehenden Bildungs- und Sozialarbeit für ein Europa mit freien gebildeten Bürgern und einer innovativen Wirtschaft.
Um alle Kräfte für die Erfüllung dieser Vision täglich mobilisieren zu können, hat ESO ein modernes Managementsystem auf der Basis international anerkannter Regelwerke, ISO 9001 und ISO 14001, geschaffen. Die ESO verfolgt insbesondere nachstehende Hauptziele:
- die Lebensqualität im Arbeits- und Lernumfeld durch Beachtung ethischer Werte und praktizierten Umweltschutz kontinuierlich zu verbessern
- innovative Bildungs- und Sozialarbeit ökonomisch effizient und für den Kunden zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis umzusetzen
- die Bildungslandschaft durch Entwicklung zukunftsweisender, kreativer Konzepte aktiv mitzugestalten
- die Zufriedenheit der Kunden mit der Dienstleistung zu sichern und zu erhöhen
- das Vertrauen und die Anerkennung bei den Geschäftspartnern sicherzustellen
Was heißt DIN, EN, ISO,...?
DIN:
Bedeutet, dass diese spezielle ISO-Norm Bestandteil der Deutschen Normen des Deutschen Instituts für Normung geworden ist.
EN:
Bezeichnet die Tatsache, dass die betreffende Norm auch als Europa-Norm gilt.
ISO:
Steht für die International Standardisation Organisation, Sitz Genf, die ähnlich dem Deutschen Institut für Normung Normen für Materialien, Produkte, Sicherheit, Dienstleistungen und firmeninterne Abläufe aufstellt.
9001:
Die Norm 9001 behandelt das Qualitätsmanagement in einem Unternehmen.
14 001:
Die Norm 14 001 legt die Forderungen an ein Umweltmanagementsystem fest, mit dem ökologische Ziele und deren Vereinbarkeit mit ökonomischen Zielen erreicht werden sollen.
Wie setzt die ESO das Qualitätsmanagementsystem um?
Im härter gewordenen Wettbewerb und bei steigenden Ansprüchen der Kunden und der Wirtschaft ist das Management eines Bildungsträgers verstärkt unter dem Qualitätsaspekt zu sehen. Die ESO ist sich ihrer Verantwortung gegenüber dem Kunden, der seine kostbare Zeit und sein Geld für eine erfolgreiche Zukunft investiert, bewusst. Sie sichert eine professionelle, kundenorientierte Durchführung der Bildungs- und Sozialarbeit zu, an deren Erfolg der Kunde wesentlich mitwirkt. Die ESO gewährleistet den effizienten Umgang mit allen vom Kunden eingesetzten Ressourcen sowie die vertraglich zugesagte Qualität.
Qualität nach ISO 9001 steht u.a. für:
- kompetente und freundliche Beratung
- Orientierung hin auf die Wünsche der Kunden
- gesundes Preis-Leistungsverhältnis
- Aktualität der Konzeption
- Kompetenz in der Durchführung der Bildungsangebote
- konsequente Einhaltung aller vertraglichen Vereinbarungen
- Transparenz in den Unternehmensabläufen
- Klarheit in den Verantwortlichkeiten
- Gewährleistung der Kompetenz und Weiterqualifizierung der Mitarbeiter
- moderne und bedarfsgerechte Ausstattung
- Offenheit für Anregungen und konstruktive Kritik
- kontinuierliche Verbesserung der Angebote und Leistungen
- Begleitung des Kunden auch nach Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung
Wie setzt die ESO das Umweltmanagementsystem um?
Die ESO hat 1999 mit einem Projektteam die Anforderungen der Norm ISO 14001 an ein betriebliches Umweltmanagementsystem beschrieben und über den Zeitraum von rund zwei Jahren die entsprechenden Prozesse dokumentiert, verbessert und auf Multiplikatorentreffen präsentiert. Besondere Bedeutung hat das Thema für die im gewerblich-technischen Bereich aktiven Standorte. 2001 wurde das Umweltmanagementsystem der ESO als Bestandteil des Integrierten Managementsystems implementiert und von der DQS im Jahr 2002 zertifiziert.
Durch
- effizienten Umgang mit Ressourcen
- Transparenz der Verbrauche
- Prüfung der Umweltrelevanz beim Einkauf von Produkten
- Reduzierung der Umweltbelastung
- systematische Mülltrennung
- nachweislich geregelte Entsorgung
- Ordnung und Sauberkeit
- Schutz von Wasser, Boden, Luft, Pflanze, Tier und Mensch
- Weitergabe von Umweltwissen
- Einhaltung umweltrechtlicher Anforderungen erreichen die im gewerblich-technischen Bereich tätigen Mitgliedschulen der ESO erkennbare Erfolge und profitieren dadurch von folgenden Vorteilen:
- Reduzierung von negativen Auswirkungen auf die Umwelt
- Kostenersparnis durch systematisches und vorsorgendes Denken und handeln
- weiter wachsendes Vertrauen der Öffentlichkeit, Behörden, Kunden in die Umweltleistung
- steigende Identifikation und Motivation der Mitarbeiter
- Stärkung von Image und Wettbewerbsfähigkeit durch innovative Umwelt-Lehrgänge und Dienstleistungen
- Kompetenzzuwachs und Sensibilisierung zu Umweltthemen bei den Kunden
- Rechtssicherheit
- Wettbewerbsvorteile
Wie verläuft der Prozess des Integrierten Managementsystems?
PLAN
Planung und Ermittlung der Anforderungen
- Markt- und Kundenanforderungen erkennen und bewerten
- Rechtssicherheit durch Ermittlung relevanter Gesetze sicherstellen
- Auflagen identifizieren
- Anforderungen an die Mitarbeiter erkennen
- Risiken beurteilen
- Strategien abstimmen unter Verantwortung der LeitungVerantwortung der Leitung
- Unternehmenspolitik und -ziele dokumentieren
- Unternehmenspolitik und -ziele an Mitarbeiter und Öffentlichkeit kommunizieren
- messbare Haupt- und Einzelziele festlegen, die eine kontinuierliche Verbesserung sicherstellen
- Ziele auf die Unternehmenssituation (Umweltaspekte, Gesetze, Marktgegebenheiten und Trends, Kundenanforderungen) abstimmen
- Maßnahmen zur Zielerreichung festlegen und terminieren
- Ressourcen zur Zielerreichung zur Verfügung stellen
- Eignung und Wirksamkeit des Managementsystems beurteilen
- Managementreview erstellen
DO
Durchführung durch Einbindung der Mitarbeiter
- qualifiziertes Personal auswählen
- Mitarbeiter sensibilisieren und schulen
- Verantwortung der Mitarbeiter festlegen Implementierung und Durchführung
- systematische Kommunikation sicherstellen
- Abläufe transparent machen Management von Ressourcen
- Finanzen zur Verfügung stellen
- qualifiziertes Personal, Räume und Technologie beschaffen und bereitstellen
- Wirtschaftlichkeit gewährleisten
- Arbeitssicherheit sicherstellen
- Ressourcen schonen Produktrealisierung (Kernprozesse)
- Produkte neu und weiterentwickeln
- Akquisition durchführen
- Kunden informieren und beraten
- Verträge verhandeln und abschließen
- Lernprozesse planen, vorbereiten und durchführen
- Praktikumsplätze organisieren
- Prüfungen zur Ermittlung des Lernerfolges durchführen
- Teilnahmebestätigungen und/oder Zeugnisse erteilen
- Auswertungen erstellen und Aufträge abrechnen
- Nachbetreuung von Kunden gewährleisten
CHECK
Überwachung und Messung
- tatsächliche und potenzielle Abweichungen identifizieren, untersuchen und Maßnahmen ableiten
- regelmäßig Lehrkräfte im Unterricht hospitieren lassen
- regelmäßig interne und externe Audits durchführen
- regelmäßige Kundenbefragung sicherstellen
- Einhaltung gesetzlicher/vertraglicher Forderungen sicherstellen
- umweltrelevante Daten überwachenBewertungder Umweltaspekte
- Umweltaspekte der Tätigkeiten und Dienstleistungen identifizieren
- Verbrauche transparent machen
- Umweltaspekte umfassend und nachvollziehbar bewerten
- Zielerreichung regelmäßig bewerten
ACT
Optimierung durch kontinuierliche Verbesserung
· Zielerreichung bewerten
· Maßnahmen zur Verbesserung vorschlagen, bewerten und auf Wirksamkeit überprüfen
· kontinuierliche Verbesserung sicherstellen
· Erfahrungen auswerten
· Rückmeldungen verwerten
· Schwachstellen beheben
· Fehler vermeide
· Produkt- und Prozessoptimierung gewährleisten
· Managementsystem kontinuierlich weiterentwickeln und sicherstellen
· Controlling kontinuierlich sicherstellen
· Produkte weiterentwickeln
· Mitarbeiter weiterbilden
· Potenziale für Kosteneinsparungen nutzen
Welche Vorteile bietet das Managementsystem?
Durch die Zertifizierung gewinnen sowohl die Kunden als auch das Unternehmen und dessen Mitarbeiter: Optimale Abläufe, mehr Transparenz, weniger Reklamationen, höhere Motivation, Kostensenkung und insgesamt überprüfbare und steigende Qualität der Leistung bieten ein optimales Preis-Leistungsverhältnis.
Der Kunde steht im Mittelpunkt
Der Kunde steht bei allen Aktivitäten im Mittelpunkt. Ihm einen optimalen Lernerfolg zu ermöglichen, ist das Ziel des Qualitätsmanagementsystems. Dieses garantiert, dass die einzelnen Phasen des Lern- und Betreuungsprozesses höchsten Qualitätsansprüchen gerecht werden.
Eindeutigkeit der Kompetenzen und der Verantwortung
Mit einem funktionierenden Qualitätsmanagementsystem können Risiken vermieden werden. Dabei wirkt bereits die schriftliche und eindeutige Festlegung von Kompetenzen und Verantwortungen positiv auf die tägliche Arbeit in der Verwaltung. Wichtige Voraussetzungen sind die Vorgaben und Leitlinien der Geschäftsführung, an denen die Mitarbeiter ihr tägliches Handeln ausrichten. Erwartungen und Aufgabenstellungen, die die Kunden formulieren, werden in Zielen für die Mitarbeiter definiert.
Offene Kommunikation
Eine offene und permanente Kommunikation mit den verschiedenen Funktionsträgern sowie die Würdigung der erbrachten Leistung und eine bedarfsgenaue Förderung der Mitarbeiter tragen zum Erreichen der gewünschten Ergebnisse und Ziele bei. Fehlende oder unklare Vorgaben und Ziele würden dazu führen, dass Aufgaben nicht gesehen und wahrgenommen oder nach den individuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter lediglich spontan aufgegriffen werden.
Systematische Organisation der Arbeitsprozesse
Durch die Einbeziehung aller Mitarbeiter entstehen systematisch praxisbezogene Hilfen und Verbesserungen bei der täglichen Arbeit. Das Qualitätsmanagementsystem bringt für alle Mitarbeiter transparente Prozessabläufe und eine beschriebene Ordnung in die Dokumente und Formulare, die täglich benutzt werden, wie z. B. Anmeldebescheinigungen, Verträge, Lehrpläne, Raumbelegungspläne etc. Die Zusammenarbeit zwischen Schulleitung, Schulverwaltung und Lehrkräften verläuft viel reibungsloser, wenn entscheidendes Know-how nicht nur mündlich weitergegeben wird. Die Erfüllung von Verträgen wird durch geregelten Informationsfluss garantiert.
Kostenersparnis
Ein Qualitätsmanagementsystem spart mittel- und langfristig Zeit, Ressourcen und damit Geld. In ungeregelten Bereichen entstehen zwangsläufig Informationsdefizite und Missverständnisse. Die Folgen davon sind verärgerte Kunden und Auftraggeber. Daraus wiederum erwächst zusätzlicher Klärungs- und Regelungsbedarf - all das kostet wertvolle Zeit und Ressourcen, die an anderen Stellen fehlen. Qualitätsmanagement bringt Zeitersparnis, unterstützt den effizienten Umgang mit Ressourcen, vermeidet überflüssige Rückfragen, trägt zur Erfüllung der Kundenwünsche und zur kontinuierlichen Leistungsverbesserung bei.
Nachvollziehbarkeit der Abläufe
Ein Qualitätsmanagementsystem macht die Arbeit bei Bildungsträgern wesentlich leichter und nachvollziehbarer. Den Nutzen davon haben die Kunden und Teilnehmer sowie die Mitarbeiter. Im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems stehen datenbank- und intranetgestützt Verfahrensbeschreibungen, Handreichungen und Checklisten zur Verfügung. Nach einem den Mitarbeitern bekannten einheitlichen Ordnungsprinzip sind diese Dokumente rasch auffindbar, dauerhaft aktualisiert und auf spezifische Anforderungen anpassbar. Mit den vielfältigen Dokumenten aus dem Qualitätsmanagementsystem werden die Mitarbeiter für die tägliche Arbeit in einem hochprofessionellen Bildungsmarkt befähigt.
Innovation, Evaluation und kontinuierliche Verbesserung
Ein ganzheitliches Qualitätsmanagementsystem fördert und unterstützt den Fluss von Synergieeffekten zwischen den mehr als 100 Standorten der ESO, regt dauerhaft zu Innovation in den Abläufen an und fördert die an den Bedarfen der Wirtschaft und des Marktes sich orientierende Evaluation der Dienstleistungen.
Wer sind die Zertifizierer?
CERTQUA ist der Zertifizierer des Qualitätsmanagementsystems und die
DQS der Zertifizierer des Umweltmanagementsystems.
CERTQUA
Die ESO erhielt in der Bildungsbranche das erste von der CERTQUA ausgestellte Zertifikat als Bestätigung der erfolgreichen Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems.
CERTQUA ist die Zertifizierungsgesellschaft der Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft zur Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen in der Bildung. Gesellschafter der CERTQUA sind:
- Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände,
- Deutscher Industrie- und Handelskammertag
- Wuppertaler Kreis e. V.,
- Zentralverband des Deutschen Handwerks.
CERTQUA überwacht die Qualitätsmanagementsysteme von Bildungsträgern. Durch diese Spezialisierung wird eine sachkundige Beurteilung garantiert. Die Hartz-Kommission1) hebt CERTQUA als besonders branchenkompetent ausdrücklich und als einziges Unternehmen hervor, um Qualitätssicherung bei Bildungseinrichtungen kompetent zu überprüfen und zu zertifizieren.
Weitere Informationen im Internet unter: www.certqua.de
1) Von der Bundesregierung eingesetzte Expertengruppe zur Reform und Belebung des Arbeitsmarktes.
DQS
Die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen DQS wurde 1985 als erste Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen in Deutschland gegründet. Für nahezu alle Normen und Regelwerke ist die DQS als erste Begutachtungs- und Zertifizierungsstelle zugelassen und Mitglied im weltweiten IQNet-Verbund.
Weitere Informationen im Internet unter: www.dqs.de
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